Rapport annuel 2010-2011 de la Commission canadienne des affaires polaires - Annexe

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne en matière de rapports financiers 

(non vérifiée)

Résumé de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action de la Commission canadienne des affaires polaires pour l'exercice

1. Introduction
2. Environnement concernant le contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF)
3. Évaluation du système de la Commision
4. Résultats de l'évaluation
5. Plan d'action pour le prochain exercice et les années futures

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1. Introduction

Cette introduction résume les principaux renseignements concernant : les pouvoirs, le mandat et les activités de la Commission canadienne des affaires polaires (Commission); les particularités financières à retenir, les arrangements de service visés par les états financiers; et les changements importants qui se sont produits durant l'exercice. En particulier, elle fournit de l'information sommaire sur l'environnement de contrôle interne propre à la Commission.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Les renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de la Commission se retrouvent dans le Rapport annuel de la Commission.

1.2 Particularités financières

Les états financiers vérifiés de la Commission sont inclus dans son Rapport annuel de 2010-2011 et sont reproduits sur son site Web.

Selon les états financiers, les particularités pour l'exercice 2010-11 sont les suivantes :

• Le total des crédits financiers financières accordées à la Commission était 1,054 million de dollars; le total des autorisations utilisées était 1,017 million; et
• Le total des dépenses (proratisées) pour l'exercice était 1,176 million; les salaires en représentaient environ 50 %.

1.3 États financiers vérifiés

Les états financiers de la Commission sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG). D'après le BVG, Les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière de la Commission au 31 mars 2011 ainsi que les résultats de ses opérations et ses flux de trésorerie pour l'exercice terminé à cette date. Les états financiers de la CCAP ont été vérifiés depuis la date où la Commission a été créée, en 1991.

1.4 Arrangements de service pertinents aux états financiers

La Commission dépend d'autres organismes (certains font partie du gouvernement et d'autres sont de l'extérieur) pour les services financiers cruciaux pertinents aux états financiers, en vertu de protocoles d'entente et de contrats :

• Travaux publics et Services gouvernementaux (TPSGC) administre l'approvisionnement en biens et services dans des domaines où la Commission n'a pas les pouvoirs applicables;
• TPSGC fournit les systèmes de gestion financière et de présentation de rapports financiers utilisés par la Commission (système financier ministériel commun et module des rapports de gestion);
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à la Commission les renseignements dont elle a besoin pour calculer certains montants proratisés;
• Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) fournit gratuitement à la Commission les services rattachés aux salaires et aux avantages sociaux; et
• La Commission dépend d'un fournisseur de services informatiques de l'extérieur, sauf pour les systèmes de gestion financière et de présentation de rapports finan ciers, y compris le matériel, les logiciels et la gestion et l'entretien de son réseau.

1.5 Changements importants au cours de l'exercice 2010-2011

En novembre 2010, les membres du conseil d'administration, incluant le président et le vice-président, ont été élus. En mars 2011, un comité de vérification interne a été mis sur pied.

2. Environneent concernant le contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF)

La Commission reconnaît l'importance d'établir et de maintenir un système de contrôle interne efficace. Or, l'actuel système de contrôle interne est dans une grande mesure le reflet de la taille globale de l'organisation, de son personnel (5 employés), de son savoir-faire et de la mesure dans laquelle les contrôles peuvent être répartis entre les membres du personnel.

2.1 Postes rôles et responsabilités clés

Les principaux postes de la Commission qui comportent des responsabilités rattachées au système de CIRF sont les suivants :

Président - Le président est responsable des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace. Mais comme le poste de président est un poste à temps partiel, la responsabilité permanente de garantir l'efficacité du système de contrôle interne incombe au directeur exécutif.

Directeur exécutif/directeur des finances - Le directeur exécutif/directeur des finances relève du président. Il est chargé de la conception et de la mise en oeuvre d'un système de CIRF efficace. Une partie de ses responsabilités inclut l'obligation de veiller à ce que le système ne soit pas compromis si certains employés sont absents (déplacements, maladie, vacances, etc.)

Gestionnaires supérieurs de la Commission - La Commission a deux gestionnaires supérieurs (le conseiller scientifique principal et le gestionnaire de l'information) qui doivent s'acquitter de leurs responsabilités financières tout en veillant à ce que des contrôles internes existent et fonctionnent convenablement.

Directeur des finances adjoint - Le directeur des finances adjoint est chargé de maintenir un système de contrôle interne efficace et d'administrer les operations financières du bureau, en respectant les paramètres de contrôle interne, comme le système de CIRF.

Comité de vérification interne (CVI) - Le Comité de vérification interne (CVI) a pour fonction d'aider le conseil d'administration à remplir ses responsabilités de surveillance dans les domaines suivants :

• Normes d'intégrité et de comportement,
• Rapports financiers,
• Systèmes de contrôle interne.

2.2 Principales mesures prises par la Commission

L'environnement de contrôle de la Commission inclut une série de mesures de gestion du risque par la sensibilisation, la fourniture de renseignements et d'outils appropriés et le perfectionnement. Les principales mesures comprennent : 

• Les méthodes de gestion financière et de déclaration de la Commission adaptées à son environnement de contrôle;
• Un modèle actualisé de pouvoirs de délégation en finance;
• L'impartition pour obtenir le degré d'expertise financière nécessaire; et
• L'adaptation des méthodes de gestion financière et de déclaration basées sur les résultats des vérifications annuelles effectuées par le Bureau du vérificateur général.

3. Évaluation du système de CIRF de la Commission

3.1 Base de référence d'évaluation au 31 mars 2011

Les états financiers de la Commission ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général comme l'exige la loi qui a créé la Commission en 1991. Parallèlement, la haute direction s'attache de plus en plus à l'officialisation de sa démarche en ce qui a trait à la gestion et au maintien de ses systèmes de CIRF dans une optique d'amélioration continue.

Le 1er avril 2009, le Conseil du Trésor a mis en oeuvre la Politique sur le contrôle interne qui stipule qu'un système de CIRF efficace vise à donner une assurance raisonnable :

• Que les transactions seront convenablement autorisées;
• Que les dossiers financiers seront bien tenus;
• Que les biens seront protégés; et
• Que les lois, règlements et politiques applicables seront suivis.

Donc en 2010-2011, la Commission, dans le contexte d'un petit organisme de cinq employés, a commencé à instaurer une méthode d'évaluation axée sur le risque, plus systématique, de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF.

Comme l'indique la section 1.4, la Commission dépend de certains aspects du contrôle de ses processus financiers qui sont gérés par d'autres ministères, notamment l'application des systèmes financiers et les contrôles généraux de la TI. Donc, la Commission a seulement la responsabilité de maintenir des contrôles internes efficacies sur les rapports financiers qu'elle gère directement.

Ainsi, pendant toute la vérification de l'efficacité de la conception, la Commission garantira que les contrôles clés concernant le CIRF ont été convenablement indiqués et qu'ils sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer et qu'on prendra les mesures correctives nécessaires dans les plus brefs délais. Cela inclut la mise en correspondance des principaux processus et systèmes de technologie de l'information avec les principaux comptes des états financiers ou les catégories de transactions.

Conformément à cette approche, grâce à l'efficacité opérationnelle la Commission garantira que l'application des contrôles clés en matière de rapports financiers a été vérifiée au cours d'une certaine période, que ces contrôles fonctionnent comme prévu et que les mesures correctives nécessaires seront prises dans les plus brefs délais.

Cette vérification s'applique aux contrôles à tous les niveaux ministériels, incluant l'entité, les processus informatiques en général et les activités de la Commission.

3.2 Champ d'action pour évaluer le CIRF de la Commission

Au cours de l'exercice 2010-2011, la Commission a fait (d'une manière informelle, en utilisant les résultats de la vérification du Bureau du vérificateur général) une revue de ses comptes les plus significatifs et de ses plus importants processus financiers, en tenant compte des risques et de l'importance relative au regard des déclarations des états financiers. Ces comptes et processus significatifs incluent :

• Les immobilisations;
• Les dépenses de fonctionnement (en grande partie non couvertes par la Commission qui dépend dans une grande mesure des systèmes de contrôle interne d'AADNC sur le processus de paie)Operating expenditures (primarily non-pay as the Commission relies to a large degree on AANDC systems of internal control over the pay process);
• La clôture des comptes et rapports financiers.

La Commission s'emploie à identifier et à évaluer les principaux risques et les contrôles afin d'établir un plan d'action prévoyant des évaluations pluriannuelles et les exigences de mise en oeuvre.

4. Résultats de l'évaluation

4.1 Efficacité de la conception

La conception des contrôles clés appliqués à la Commission était convenable, car la plupart des contrôles existaient et étaient proportionnels aux risques. Ces contrôles concernent surtout les transactions non salariales, car les contrôles concernant la rémunération relèvent en grande partie d'AADNC. Il y avait toutefois des possibilités d'amélioration :

• Documentation et preuve des contrôles - Même si les dépenses de fonctionnement ont été traitées convenablement et les contrôles des dépenses étaient en vigueur, il faut documenter les procédures et les contrôles. Il faut actualiser régulièrement les pouvoirs financiers délégués.
• Contrôles de l'accès au système - Continuer de renforcer les contrôles concernant l'accès des utilisateurs et les pouvoirs délégués dans le cadre du système financier et la séparation des fonctions, en ce qui concerne les pouvoirs financiers (Articles 34 et 33 de la LGFP) exercés sur les transactions financières.
• Processus appropriés ou suffisants - Renforcer les processus de passation de marchés qui relèvent des pouvoirs délégués de la Commission.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

La plupart des contrôles étaient en vigueur et efficaces. Il y avait toutefois des possibilities d'amélioration, comme indiqué ci-après :

• Intégrité des données - Fermeture des pièces de journal examinées durant la période où elles ont été créées.

5. Plan d'action pour le prochain exercice et les années futures

Le plan d'action décrit ci-après, qui s'appliquera à partir de 2011-2012, indique les progrès que la Commission compte réaliser dans l'évaluation de l'efficacité du système de CIRF de la Commission.

Ce plan d'action plan repose entièrement sur les contrôles clés dont la Commission a la responsabilité. Il sera introduit graduellement, mais vu la taille de l'organisation, l'évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle de certains contrôles clés sur les rapports financiers pourrait être effectuée au cours du même exercice. L'actuel plan d'action s'échelonne sur trois ans. Mais si sa mise en application était terminée plus tôt, il serait révisé de manière à refléter la plus courte période.

Élements du plan d'action	2011-2012	2012-2013	2013-2014
Évaluation de l'efficacité de la conception des contrôles clés
Documenter les principaux processus et les contrôles clés	oui	oui	oui
Revoir l'accès des utilisateurs et la séparation des fonctions	oui	non	non
Documenter les processus/contrôles de conformité des approvisionnements	oui	non	non
Examiner l'efficacité du CVI	non	oui	non
Prendre des mesures correctives, au besoin	non	oui	non
Évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés
Vérifier l'efficacité opérationnelle des contrôles clés	oui	oui	oui
Prendre des mesures correctives, au besoin	oui	oui	oui
Surveillance continue de l'efficacité du système de CIFR de la Commission	oui	oui	oui

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